Algemene voorwaarden

1. Definities

• Kavanous: Kavanous Coffee B.V., gevestigd aan Gyroscoopweg 10, 1042 AB Amsterdam, ingeschreven bij de KvK onder nummer 96734620, btw-nummer NL867737773B01, gebruiker van deze voorwaarden.
• Klant: de onderneming of organisatie die met Kavanous een overeenkomst sluit of daarover in gesprek is.
• Overeenkomst: de overeenkomst voor het koffieabonnement, bestaande uit de getekende offerte of het ondertekende voorstel, de abonnementsvoorwaarden en deze algemene voorwaarden.
• Abonnement: levering van koffie, plaatsing en gebruik van een koffiemachine, onderhoud en de Servicegarantie, tegen een vergoeding per collega per maand.
• Bundel: het afgesproken abonnement voor het aantal collega's van de klant (35 tot 100 collega's), of een voorstel op maat, met de bijbehorende hoeveelheid koffie en het aantal machines.
• Machine: de koffiemachine die Kavanous bij de klant plaatst, met toebehoren, zoals een koppenwarmer.
• Servicegarantie: de Kavanous Servicegarantie zoals beschreven op de pagina Kavanous Servicegarantie.
• Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van algemeen erkende feestdagen.
• Werkuren: werkdagen van 09.00 tot 17.00 uur.
• Schriftelijk: ook per e-mail.

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, offertes, proeverijen en overeenkomsten van Kavanous met klanten die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.

2.2 Naast deze voorwaarden gelden de abonnementsvoorwaarden. Bij strijdigheid gaat de getekende offerte voor de abonnementsvoorwaarden, en gaan die voor deze algemene voorwaarden.

2.3 Algemene of inkoopvoorwaarden van de klant gelden niet, ook niet als de klant ernaar verwijst, tenzij Kavanous ze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

2.4 Is een bepaling nietig of vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. Kavanous en klant overleggen dan over een vervangende bepaling die zo dicht mogelijk bij het doel van de oorspronkelijke bepaling blijft.

2.5 Kavanous stuurt deze voorwaarden mee met de offerte, of verwijst met een link naar deze pagina, zodat de klant ze voor ondertekening kan lezen en bewaren. In de offerte staat dat de klant de voorwaarden heeft ontvangen en gelezen.

3. Aanbod en totstandkoming

3.1 Een proeverij is gratis en verplicht tot niets, ook niet als de klant daarna niets afneemt.

3.2 Offertes en prijsberekeningen zijn vrijblijvend en gelden 30 dagen, tenzij anders vermeld. Een prijsberekening op de website is een indicatie op basis van de ingevoerde gegevens. De definitieve prijs staat in de offerte.

3.3 De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte ondertekent, digitaal of met een schriftelijk akkoord per e-mail van een bevoegd persoon, en Kavanous dat heeft ontvangen. Degene die tekent of akkoord geeft, verklaart bevoegd te zijn de klant te binden.

3.4 Heeft de klant nog een lopend contract met een andere koffieleverancier, dan levert Kavanous pas na de einddatum van dat contract. De klant zorgt dat dit contract tijdig eindigt en geeft de einddatum door. Kavanous is niet aansprakelijk voor kosten die de klant heeft bij zijn vorige leverancier.

3.5 Kennelijke vergissingen of verschrijvingen in een offerte of op de website binden Kavanous niet.

4. Looptijd, verlenging en opzegging

4.1 De overeenkomst gaat in op de dag dat de machine is geplaatst en werkt (de oplevering) en wordt aangegaan voor de looptijd die in de offerte staat. Lukt de oplevering niet binnen 30 dagen na ondertekening doordat de klant niet meewerkt of niet aan de plaatsingsvereisten voldoet, dan gaat de overeenkomst toch in op de 30e dag na ondertekening. Geldt artikel 3.4, dan begint die termijn van 30 dagen op de einddatum van het andere contract.

4.2 Flex. De minimale looptijd is 3 maanden. Daarna kan de klant de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van één maand, tegen het einde van een kalendermaand. De eerste opzegging kan op zijn vroegst ingaan per het einde van de derde maand.

4.3 Vaste looptijden. Bij een looptijd van 12, 24 of 36 maanden kan de klant niet tussentijds opzeggen, behalve in de gevallen van artikel 5.8 (prijsaanpassing), artikel 11.2 (overmacht), artikel 14 (ontbinding) en artikel 16.1 (wijziging van de voorwaarden). Wil de klant toch eerder stoppen, dan geldt artikel 4.6.

4.4 Na afloop van een vaste looptijd. Na afloop van een vaste looptijd loopt de overeenkomst automatisch door voor onbepaalde tijd. De klant kan dan opzeggen met een opzegtermijn van één maand, tegen het einde van een kalendermaand. Kavanous stuurt de klant ten minste vier weken voor de einddatum van de vaste looptijd een herinnering. Het uitblijven van deze herinnering laat de verlenging onverlet.

4.5 Opzeggen gebeurt schriftelijk, met een e-mail aan [email protected]. Kavanous bevestigt de opzegging en de einddatum. Voorbeeld: opzegging uiterlijk 30 november leidt tot beëindiging per 31 december.

4.6 Tussentijds eerder stoppen bij een vaste looptijd. Tijdens een vaste looptijd kan de overeenkomst niet tussentijds worden opgezegd. Wil de klant toch eerder stoppen, dan betaalt de klant 50% van de resterende maandbedragen tot de einddatum van de vaste looptijd. Na de beëindiging levert Kavanous geen koffie meer. Dezelfde vergoeding is verschuldigd als Kavanous de overeenkomst ontbindt omdat de klant tekortschiet (artikel 14). De klant stelt de machine binnen 10 werkdagen na de beëindiging beschikbaar voor ophalen (artikel 7.6).

5. Prijzen en betaling

5.1 Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij anders vermeld. De actuele tarieven per looptijd en de hoogte van de eenmalige activatiekosten staan in de abonnementsvoorwaarden en in de offerte.

5.2 De abonnementsprijs wordt berekend per collega per maand, op basis van het in de offerte afgesproken aantal collega's.

5.3 De klant betaalt eenmalige activatiekosten als die in de offerte staan. Bij sommige looptijden zijn ze nihil.

5.4 Koffie boven de afgesproken hoeveelheid van de bundel (extra kilo's) wordt apart gefactureerd tegen het vooraf afgesproken kilotarief. Aanvullende producten, zoals toppings, suiker en bekers, vallen niet onder het abonnement en worden apart afgesproken.

5.5 Kavanous factureert per maand vooraf. De klant betaalt via automatische incasso (via betaalprovider Mollie) en geeft daarvoor bij de start eenmalig toestemming.

5.6 De betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum. Na afloop van die termijn incasseert Kavanous het bedrag automatisch. [open: bevestig incasso op dag 14] Betaalt de klant niet op tijd, bijvoorbeeld doordat de incasso niet lukt, dan is hij van rechtswege in verzuim. Kavanous mag dan één keer opnieuw incasseren en de wettelijke handelsrente in rekening brengen. Buitengerechtelijke incassokosten brengt Kavanous pas in rekening nadat zij de klant een laatste betaaltermijn van 14 dagen heeft gegeven, en alleen volgens de wettelijke staffel. Bezwaren tegen een factuur meldt de klant binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk.

5.7 Verrekening of opschorting van betalingen door de klant is niet toegestaan, tenzij Kavanous de tegenvordering erkent of die onbetwist en opeisbaar is.

5.8 Prijsaanpassing. Kavanous past de prijzen alleen aan bij extreme schommelingen in de koffieprijs op de wereldmarkt. Kavanous meldt dat ten minste 30 dagen vooraf schriftelijk met de reden. De klant mag de overeenkomst dan direct opzeggen, met ingang van de datum waarop de nieuwe prijs zou gelden. Wijzigingen in btw of andere heffingen van de overheid mag Kavanous direct doorrekenen.

6. Levering en plaatsing

6.1 Kavanous streeft ernaar de machine en de eerste koffie binnen 14 dagen na ondertekening geïnstalleerd en werkend te hebben op het kantoor van de klant. Dit is een streeftermijn en geen fatale termijn. Is er nog een lopend contract bij een andere leverancier, dan geldt artikel 3.4.

6.2 Kavanous levert koffie op vaste momenten in de regio Amsterdam. De leverfrequentie en het leveradres staan in de offerte. Levering buiten Amsterdam kan in overleg. Eventuele extra leverkosten staan vooraf in de offerte.

6.3 Voor plaatsing zorgt de klant op eigen kosten voor:

• een geschikte, stabiele plek van ongeveer 32 × 59 cm, inclusief vrije ruimte voor aansluitingen en ventilatie, met een hoogte van 81 cm, die minimaal 70 kg kan dragen (de machine weegt 50 kg, met koppenwarmer 68 kg). Hoort er een koppenwarmer bij, dan is er ook plek nodig van ongeveer 25 × 37 cm met een hoogte van 71 cm;
• een eigen stroomgroep met een stopcontact van 230 V (13 A, 3000 W), zonder andere zware apparaten op dezelfde groep, op ten hoogste 1 meter van de machine;
• een vaste wateraansluiting (¾ inch, type wasmachinekraan) op ten hoogste 1 meter van de machine en een plek om afvalwater kwijt te kunnen. De machine heeft een lekbak voor afvalwater. [open: moet de klant een afvoer hebben, of leegt Kavanous de lekbak bij het onderhoud?]
• toegang tot de ruimte op het afgesproken tijdstip.

6.4 De klant werkt mee en geeft op tijd de informatie en toegang die Kavanous nodig heeft. Is plaatsing niet mogelijk doordat niet aan de vereisten is voldaan, dan schuift de termijn op en kan Kavanous de extra kosten in rekening brengen, zoals € 150 (excl. btw) voor een mislukt bezoek.

6.5 Koffie en overige producten zijn voor risico van de klant zodra ze op het kantoor zijn afgeleverd. Eigendom van geleverde koffie gaat pas over na volledige betaling. De klant controleert de levering bij ontvangst en meldt zichtbare gebreken binnen 3 werkdagen. Voor niet zichtbare gebreken geldt een termijn van 14 dagen na ontdekking.

7. De machine

7.1 De machine blijft altijd eigendom van Kavanous. De klant krijgt het gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. De klant mag de machine niet verkopen, verhuren, verpanden, uitlenen of op andere wijze aan een ander overdragen.

7.2 De klant gebruikt de machine zorgvuldig en volgens de instructies van Kavanous, uitsluitend voor koffie die Kavanous levert, en op de overeengekomen plek. Verplaatsen van de machine gebeurt alleen na overleg met Kavanous.

7.3 Reparatie, onderhoud, afstelling en wijzigingen aan de machine of het waterfilter worden alleen uitgevoerd door een door Kavanous aangewezen servicepartner. De klant laat geen derden aan de machine werken.

7.4 De klant meldt storingen, schade en verlies direct bij Kavanous. Als derden beslag leggen op de machine, meldt de klant meteen dat de machine eigendom is van Kavanous en informeert hij Kavanous.

7.5 Schade en verzekering. Vanaf de oplevering draagt de klant het risico voor verlies, diefstal en beschadiging van de machine, tot het moment dat Kavanous de machine terugneemt. Dat geldt niet voor normale slijtage en storingen waarvoor Kavanous het onderhoud verzorgt. De klant verzekert de machine mee onder zijn bedrijfsinventaris, voor de vervangingswaarde die in de offerte staat. Schade door onzorgvuldig of oneigenlijk gebruik komt voor rekening van de klant.

7.6 Na afloop van de overeenkomst geeft de klant de machine in goede staat terug, behoudens normale slijtage, en werkt hij mee aan het ophalen binnen 10 werkdagen. Doet de klant dat niet, dan mag Kavanous de machine zelf komen ophalen en mag zij daarvoor het kantoor van de klant betreden. Wordt de machine niet teruggegeven, dan betaalt de klant de vervangingswaarde die in de offerte staat. Is de machine beschadigd, dan betaalt de klant de herstelkosten, met als maximum de vervangingswaarde. [open: vervangingswaarde per machine in de offerte zetten]

8. Onderhoud en Kavanous Servicegarantie

8.1 Onderhoud en waterfilter zijn onderdeel van het abonnement. Een door Kavanous aangewezen servicepartner voert per jaar twee onderhoudsbeurten uit: een grote en een preventieve. De klant biedt daarvoor toegang tot de machine.

8.2 De Servicegarantie en de exacte belofte staan op de pagina Kavanous Servicegarantie. Kort gezegd: bij een storing aan de machine in Amsterdam lost Kavanous die binnen 4 werkuren op. Opgelost betekent dat er weer koffie is, ook als dat met een tijdelijke oplossing is, zoals een leenmachine. Buiten Amsterdam lost een servicepartner van Kavanous een storing binnen 24 uur op. Lukt dat in Amsterdam niet, dan krijgt de klant 5 dagen gratis koffie. De tijd telt vanaf ontvangst van de melding binnen werkuren. Een melding buiten werkuren telt vanaf het begin van de eerstvolgende werkdag.

8.3 De 5 dagen gratis koffie worden automatisch verrekend op de eerstvolgende factuur en zijn de enige compensatie voor het niet halen van de Servicegarantie. Een andere vergoeding, zoals schadevergoeding of een korting op het abonnement, is daarvoor niet verschuldigd. Deze bepaling beperkt de aansprakelijkheid van Kavanous niet voor opzet of bewuste roekeloosheid (artikel 10.4).

8.4 De Servicegarantie geldt niet als de storing het gevolg is van:

• onjuist of onzorgvuldig gebruik, of gebruik dat niet is toegestaan;
• ingrepen of wijzigingen door anderen dan Kavanous;
• het niet voldoen aan de plaatsingsvereisten, zoals een ontbrekende water- of stroomvoorziening;
• overmacht (artikel 11);
• het ontbreken van toegang tot de machine of de ruimte, ook buiten de schuld van Kavanous;
• het gebruik van koffie of toebehoren die niet van Kavanous afkomstig zijn.

8.5 De klant meldt een storing zo snel mogelijk telefonisch via 020 550 0588, binnen werkuren. Pas als de melding is ontvangen, kan de termijn van de Servicegarantie ingaan.

9. Wijziging van de bundel

9.1 Groeit of krimpt het team van de klant, dan past de bundel per maand mee. De klant meldt dit schriftelijk en Kavanous bevestigt de aangepaste bundel en prijs. Kavanous denkt mee over extra koffie of een tweede machine.

9.2 Een wijziging gaat in per de eerste dag van de volgende maand. Tijdens een vaste looptijd blijft de looptijd gelijk en blijft het tarief per collega het tarief van die looptijd. Bij een kleinere bundel berekent Kavanous minimaal het tarief voor 35 collega's. Bij Flex kan een kleinere bundel in overleg, tegen een tarief op maat.

9.3 Voor een extra machine of verhuizing van de machine naar een andere locatie maken partijen aparte afspraken, met een aanvullende offerte.

10. Aansprakelijkheid

10.1 Kavanous is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst. Directe schade zijn alleen de redelijke kosten om de tekortkoming vast te stellen, redelijke kosten om de tekortkoming te herstellen en redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken.

10.2 Kavanous is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, bedrijfsstagnatie of schade door verlies van gegevens.

10.3 De totale aansprakelijkheid van Kavanous per gebeurtenis (een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) is beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar van Kavanous in dat geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico. Keert de verzekeraar niet uit, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de klant in de 12 maanden voor de gebeurtenis aan Kavanous heeft betaald, met een maximum van € 1.000.000. [open: Noussayr controleert het maximum van de verzekering] Is de overeenkomst korter dan 12 maanden aan de gang, dan telt het bedrag dat de klant tot dan toe heeft betaald, geëxtrapoleerd naar 12 maanden.

10.4 De beperkingen in dit artikel en in artikel 8.3 gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Kavanous of haar leidinggevenden, bij letsel of overlijden, en voor zover de wet de aansprakelijkheid niet toestaat te beperken, bijvoorbeeld voor productaansprakelijkheid.

10.5 De klant meldt schade zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 30 dagen nadat hij de schade heeft ontdekt of had kunnen ontdekken. Een vordering vervalt twaalf maanden nadat de klant de schade kende, tenzij de wet een langere termijn geeft.

10.6 De klant is zelf verantwoordelijk voor het gebruik van de koffie, onder meer voor informatie aan medewerkers en bezoekers over allergenen. Koffiebonen bevatten van zichzelf geen wettelijke allergenen. Voor andere producten, zoals siropen, melkproducten en toppings, staat de allergeneninformatie op de verpakking. Op verzoek verstrekt Kavanous de productinformatie. [open: bevestigen met een allergenenverklaring van de brander of leverancier, ook over kruisbesmetting]

11. Overmacht

11.1 Bij overmacht hoeft Kavanous haar verplichtingen niet na te komen en is zij niet tot schadevergoeding verplicht, zolang de overmacht duurt. Onder overmacht vallen onder meer: storingen of staking bij leveranciers en vervoerders, mislukte oogsten of vertraging bij import van koffie, brand, overstroming, extreem weer, ziekte van personeel in uitzonderlijke omvang, overheidsmaatregelen, storing in stroom, water of internet en cyberaanvallen.

11.2 Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan kunnen beide partijen de overeenkomst schriftelijk ontbinden, zonder schadevergoeding. Wat Kavanous al heeft geleverd, wordt naar rato betaald.

11.3 Kavanous probeert de klant bij overmacht tijdig te informeren en een alternatief te bieden, bijvoorbeeld een vergelijkbare koffie als de afgesproken koffie niet beschikbaar is.

12. Vertrouwelijkheid en privacy

12.1 Partijen houden vertrouwelijke informatie die zij van elkaar krijgen, zoals prijzen en bedrijfsgegevens, geheim en gebruiken die alleen voor de overeenkomst. Dat geldt niet voor informatie die al openbaar is, of die iemand wettelijk moet doorgeven.

12.2 Kavanous verwerkt persoonsgegevens volgens haar privacyverklaring. Is een aparte verwerkersovereenkomst nodig, dan sluiten partijen die.

12.3 Kavanous mag de naam of het logo van de klant alleen als referentie gebruiken met voorafgaande schriftelijke toestemming.

13. Intellectueel eigendom en merk

13.1 Alle rechten op de naam Kavanous, het logo, de huisstijl, teksten, foto's, recepten, blends en overige materialen blijven bij Kavanous of haar licentiegevers. De klant krijgt alleen een beperkt, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst en voor de overeengekomen doeleinden.

13.2 De klant mag het merk Kavanous niet gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, behalve om te laten zien dat hij Kavanous-koffie schenkt, zonder de indruk te wekken dat Kavanous bij de klant hoort. De klant mag materialen die Kavanous zelf aanlevert, zoals stickers en posters, ongewijzigd gebruiken.

14. Ontbinding

14.1 Schiet een partij tekort in de nakoming en blijft dat zo na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn van minstens 14 dagen om het te herstellen, dan mag de andere partij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden, behalve als de tekortkoming de ontbinding niet rechtvaardigt.

14.2 Kavanous mag de overeenkomst direct en schriftelijk beëindigen, zonder tot schadevergoeding verplicht te zijn, als de klant failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt, een schuldsaneringsregeling krijgt, het bedrijf stopzet of liquideert, of als beslag wordt gelegd op een groot deel van het vermogen van de klant. Hetzelfde geldt voor de klant als Kavanous in zo'n situatie komt.

14.3 Kavanous mag de nakoming opschorten als de klant tekortschiet of als er goede redenen zijn om te vrezen dat hij zal tekortschieten, bijvoorbeeld bij een achterstand in betaling.

14.4 Bij einde van de overeenkomst, om welke reden dan ook, zijn alle openstaande bedragen direct opeisbaar en geeft de klant de machine terug (artikel 7.6). Ontbindt Kavanous de overeenkomst tijdens een vaste looptijd omdat de klant tekortschiet, dan geldt artikel 4.6. Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om door te werken, zoals die over vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid, intellectueel eigendom en geschillen, blijven gelden.

15. Toepasselijk recht en geschillen

15.1 Op de overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.

15.2 Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet binnen redelijke tijd, dan beslist uitsluitend de bevoegde rechter van de rechtbank Amsterdam, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.

16. Slotbepalingen

16.1 Kavanous mag deze voorwaarden wijzigen. Voor lopende overeenkomsten gelden wijzigingen pas na een bericht aan de klant met een termijn van 30 dagen. Is de wijziging nadelig voor de klant, dan kan hij binnen die termijn opzeggen met ingang van de datum waarop de wijziging in zou gaan.

16.2 Kavanous mag haar rechten en plichten uit de overeenkomst overdragen aan een derde die de activiteiten overneemt, na bericht aan de klant. De klant mag dat alleen met schriftelijke toestemming van Kavanous.

16.3 Kavanous mag voor de uitvoering van de overeenkomst derden inschakelen, zoals een servicepartner of vervoerder.

16.4 Wijzigingen en aanvullingen op de overeenkomst gelden alleen als ze schriftelijk zijn afgesproken.

16.5 Vragen over deze voorwaarden? Mail naar [email protected]. Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer [open: depotnummer, pas invullen na het deponeren van deze versie].